Preguntas frecuentes

Si eres una organización que necesita voluntarios para sus proyectos debes contactar con nosotros desde la web: www.donationv.com, escribiéndonos a mediacom@donationv.com y facilitándonos un teléfono de contacto, cuanto más nos cuentes de tu organización mejor y si tienes web nos servirá de ayuda para conocerte.

Dentro de tu panel de control al que tendrás acceso si estas dado de alta como organización, logeándote en nuestra web. Pincha en “Añadir proyecto” y rellena los datos del proyecto que te solicitamos para que a los voluntarios interesados les llegue toda la información que necesitan sobre tu evento.

Todos los que necesites, no hay límites.

No es necesario que pese mucho, así se cargará más rápidamente en el buscador, 150kb está bien, y debe ser en un formato de jpg.

Para que puedas utilizar la funcionalidad del check in y del check out. Si no marcamos un radio de geolocalización del evento, la herramienta no podrá determinar si los voluntarios están dentro de ese radio, es decir, en el lugar del evento o no.

Es muy fácil, entra en google maps y pon la dirección donde esta ubicado tu evento. Dale al botón derecho de tu ratón y en el desplegable que se abre pincha en “¿Qué hay aquí?”, se te abrirá una ventana donde aparece una foto y un texto con la dirección en negrita y debajo aparecen en gris la latitud y la longitud (ojo porque la longitud suele salir en negativo, no la cambies a positivo o te irás a otro continente), esas son las coordenadas que debes meter en el perfil del proyecto donde te piden ese dato.

Solo se verán en el buscador de la app una vez que actives el proyecto. Cuando los voluntarios vayan al buscador y seleccionen tu proyecto, todos estos datos que estás metiendo, ellos los podrán ver en la descripción del proyecto y así decidir si enviar o no su solicitud de voluntariado.

Es el requerimiento legal que las organizaciones necesitan que firmen sus voluntarios.

Si puedes, en la lista de proyectos, al lado del que quieres modificar hay un lápiz dibujado, es el botón de “Editar”, que te permite editar cada proyecto las veces que necesites. Pero te aconsejamos que una vez activado el proyecto en el buscador no lo hagas, porque los voluntarios que ya se hayan apuntado lo han hecho aceptando los datos que habías publicado cuando decidieron enviar su solicitud. Esto puede crearte un problema con ellos que haga que se sientan decepcionados por la información cambiante.

No es necesario, añades un proyecto que pasará a la lista de proyectos, al lado habrá un icono de dos papeles, es el botón de “Duplicar”, que te permite duplicar ese proyecto y así crear uno nuevo y sólo modificarle los datos que necesites.

En la lista de proyectos, al lado del que quieres hacer visible en el buscador hay un botón que dice “Activar”, cliqueándolo harás que el proyecto aparezca en el buscador para que los voluntarios puedan verlo. Antes de hacer esto asegúrate que todos los datos son correctos.

En la lista de proyectos, al lado del proyecto que quieres desactivar, en el mismo botón que le diste para activarlo en el buscador, cliqueándolo de nuevo lo puedes desactivar del buscador para que deje de ser visible.
Si lo quieres eliminar definitivamente dale a eliminar, si aún no lo has subido al buscador, y si ya estaba subido al buscador, aconsejamos que en lugar de eliminar dejes el proyecto desactivado del buscador por si necesitas mas adelante acceder a él.

Si aún así quieres eliminarlo definitivamente, asegúrate primero que están todos los voluntarios valorados y que ya te descargaste la base de datos de tus voluntarios porque una vez lo elimines, no podrás recuperarlo.

Todo lo que tiene que ver con publicación de proyectos y selección de voluntarios se hace desde el panel de control. Luego para gestionarlos el día del evento puedes utilizar tanto la app como la web.

Para ver a los voluntarios interesados en participar en tu proyecto, solo tienes que entrar en tu panel de control, logeándote en la web, cliquear en Proyectos, y en la lista de proyectos, al lado del que te interesa hay un botón que dice “Seleccionar voluntarios”. Entra y verás tres columnas organizadas por días y turnos:

1. Solicitudes Recibidas: las solicitudes de los voluntarios que irás recibiendo para participar en tu evento aparecerán en esta columna ordenadas de mayor a menor valoración. Cada voluntario tiene un botón que te permite aceptar o rechazar su solicitud. También tiene un reloj que te permite ver a que turnos se ha apuntado ese voluntario por si hay algún turno donde te interesa seleccionarlo mas que para otro.

Y pinchando en el icono del voluntario puedes ver su perfil con toda la información sobre él que necesitas.

2. Preselección de voluntarios: en esta columna aparecen todos los voluntarios a los que tu has aceptado, quedando a la espera de que te confirmen su asistencia.
3. Voluntarios confirmados: cuando te confirmen su asistencia los que ya preseleccionaste pasarán a esta columna y serán estos los que formarán el equipo de voluntarios que vas a poder gestionar el día del evento.

Las Solicitudes Recibidas la forman los voluntarios interesados en tu proyecto y que quieren participar en él. Han entrado a tu proyecto desde nuestro buscador, han podido leer toda su información, han elegido el turno que quieren y te han enviado una solicitud. Puedes aceptarlos o rechazarlos, mirar su perfil e incluso ver a cuántos turnos de tu evento se han apuntado.

Los Preseleccionados son las solicitudes de voluntarios que tu has aceptado y que quedan a la espera de confirmación por parte del voluntario, dado que un mismo voluntario puede haber solicitado participar en varios proyectos incompatibles por fechas y haber sido preselecionado en más de uno, ahora es él el que debe confirmar en cual va a participar.

Los Voluntarios Confirmados son aquellos que han elegido asistir a tu evento. Son los que formarán parte de tu equipo de voluntariado.

Hay algunos voluntarios que quieren participar en tu evento pero solo si van con su pareja o su amigo o su familiar. Para esto existe la figura del enlazado. Funcionan como una unidad, si aceptas o rechazas estás aceptando o rechazando a los dos.

Durante un evento pueden surgir situaciones en las que necesitas informar a tus voluntarios sobre algo.

A veces son informaciones que surgen a tiempo real en el momento del evento, por ejemplo, sobre las salidas de emergencia que hay en un concierto si se produce un incendio o que un niño se ha perdido durante un maratón.

Otras veces son informaciones que sabes que vas a necesitar en todos los turnos, como por ejemplo, que ya pasa el ultimo corredor en una carrera y estén listos para recoger o que se termina el concierto y hay que ir a tal sitio para organizar la salida del público de las instalaciones.

Por esto puedes o bien editar y publicar esta información en el momento o puedes tener ya lista y guardada esta información y solo la activas/publicas cuando la necesitas. Tienes la opción de editarlas y publicarlas tanto desde el panel de control de la web como desde la app. Y cuando las activas les llega a todos los voluntarios que se chequearon.

Todas las que necesites, solo tienes que facilitarles la información de acceso. No solo pueden gestionar un mismo proyecto varias personas también podrían gestionarse varios proyectos de la misma empresa que se están produciendo al mismo tiempo.

Cuando entres en la app con tu usuario como organización, cliquea en el buscador, busca el proyecto y pincha en el lápiz, entra y dale a GESTIONAR. Podrás acceder a todas las funcionalidades que te ofrece nuestra plataforma para facilitarte la gestión de tus voluntarios.

En la app, cuando gestiones un proyecto, te aparecen las funcionalidades disponibles, entra en la que quieras y es aquí donde seleccionas el turno con el que la vas a trabajar.

En la web, logéate, accede a tu panel de control, entra en Proyectos, dale al botón de “Gestionar turnos” del proyecto con el que quieres trabajar, ahí estarán todas las funcionalidades disponibles, selecciona el turno que quieres empezar a gestionar y la funcionalidad que vas a utilizar.

Tanto el Check in como el Check out funcionan igual, al entrar en check in y abrir un turno, aparece un botón de activar, si lo activas eso abre una ventana de tiempo que hace que a todos los voluntarios presentes se les active la funcionalidad y puedan chequearse.

Los voluntarios presentes te aparecerán en verde y los ausentes en rojo. El resto de las funcionalidades solo se les activarán a los de la lista que están en verde.

Cuando hayas terminado el check in debes cerrar esta ventana de tiempo desactivándola. Podrás activarla y desactivarla tantas veces como necesites.

El check out funciona igual.

Si hay alguno que está presente pero no consigue geolocalizarse, puedes hacerlo tú manualmente desde el panel de control de la web.

Entra en la web, logéate, accede al panel de control, entra en Proyectos, dale al botón de “Gestionar turnos” del proyecto que te interese, elige el turno, y la funcionalidad de check in/check out, busca a ese voluntario y chequéalo presionando sobre botón de chequeo pasándolo de gris a verde si es check in o de gris a rojo si es check out.

Los voluntarios que no se han chequeado y que están en rojo pasan a tener unas valoraciones que llamamos strike (es la peor valoración que puedes tener en esta plataforma pues supone falta de compromiso por parte de este voluntario). Con 3 strike los echamos fuera de nuestra comunidad.

También puede ocurrir que hayan tenido un imprevistos, en este caso al valorarlos señalamos que o bien han avisado con tiempo o que han entregado un justificante y en ese caso no tendrán valoraciones ni positivas ni negativas, será como si nunca se hubiesen apuntado a ese proyecto, ni se les beneficia ni se les perjudica.
Por esto es importante hacer estas valoraciones unos días después para dar tiempo a los que no asistieron a justificar esa falta, aunque las valoraciones strike siempre se pueden editar si lo necesitas.

En este caso, aunque ha hecho el check in, no hará el check out, estará rojo en la lista del check out y pasará a valoraciones strike (es la peor valoración que puedes tener en esta plataforma pues supone falta de compromiso por parte de este voluntario).
Si el motivo por el que abandona el evento es justificado se tendrá en cuenta en estas valoraciones, puesto que estas valoraciones contemplan los casos en los que lo hizo avisando con tiempo o por una causa justificada, de esta manera no se le da un strike, la valoración no serán ni positivas ni negativas, será como si nunca se hubiesen apuntado a ese proyecto, ni se les beneficia ni se les perjudica.

Si abandona solo un rato antes de terminar el evento y a la organización le parece justificado, puede manualmente desde su panel de control hacer ella misma el check out de este voluntario para que pueda recibir una valoración normal y positiva.
Entrando en la web, logéate, accede al panel de control, entra en Proyectos, dale al botón de “Gestionar turnos” del proyecto que te interese, elige el turno y la funcionalidad de check out, busca a ese voluntario y chequéalo presionando sobre botón de chequeo de gris a rojo si es check out.

Es la peor valoración que puedes tener en esta plataforma. Con 3 strike echamos al voluntario fuera de nuestra comunidad.
Claro que en estas valoraciones se tienen en cuenta que los imprevistos ocurren. En este caso al valorarlos señalamos que o bien han avisado con tiempo o que han entregado un justificante y de este modo no tendrán valoraciones ni positivas ni negativas, será como si nunca se hubiesen apuntado a ese proyecto.

Estas valoraciones se pueden editar si fuese necesario, porque puede ocurrir que ya hayas valorado y luego el voluntario te llama y te justifica su ausencia.

Si un Voluntario ni justifica su ausencia ni avisa con tiempo, obtiene un strike, a los tres strike lo expulsamos de nuestra comunidad porque consideramos que no es un voluntario comprometido. Los strike igual que las estrellas de satisfacción y las valoraciones aparecen en su perfil, y son tenidos en cuenta a la hora de seleccionar a los voluntarios que han enviado su solicitud para participar en un evento, puesto que las solicitudes aparecen ordenadas de mayor a menor valoración siendo los voluntarios con algún strike los últimos en aparecer en la lista.

Sí, para eso esta Información de interés, es una funcionalidad que te ofrece la posibilidad de enviar información a tiempo real que la organización estime relevante a todo el turno de voluntarios con el que se está trabajando en ese momento, por ejemplo el aviso de que un niño se ha perdido en un evento cultural como un concierto o que el último corredor ha pasado por meta en un evento deportivo.

Si la información ya la tienes guardada, solo tienes que seleccionarla y activarla/ publicarla. Si no, tienes la posibilidad de editarla en el momento y o bien guardarla para publicar más tarde o bien publicarla en el mismo momento que la edites.

Tanto el Check in como el Check out funcionan igual, al abrir un turno y entrar en el check in, aparece un botón de activar, eso abre una ventana de tiempo y a todos los voluntarios presentes se les active la funcionalidad y puedan chequearse. Después debes cerrar esta ventana de tiempo desactivándola. Los voluntarios presentes te aparecerán en verde y los ausentes en rojo. El resto de las funcionalidades solo se les activarán a los de la lista que están en verde. Por ejemplo, los voluntarios que no hagan check in, no podrán hacer check out ni recibirán la información de interés que la organización envié o los que no hayan hecho el check out no podrán ser valorados, pasarán a valoraciones strike.

Son voluntarios que se han ido durante el evento. Pasan directamente a valoraciones strike, porque abandonar un evento es de lo peor que puedes hacer. Es posible que sea por una causa justificada y en ese caso las valoraciones strike ofrecen la posibilidad de tenerlo en cuenta.

Si al valorarlos señalamos que han entregado un justificante que es lo mismo que decir que ha sido por causa justificada, esto anula el strike, es decir no tendrán valoraciones ni positivas ni negativas, será como si nunca se hubiesen apuntado a ese proyecto.

Puede ocurrir que alguien llegue tarde al Check out y quieras incluirlos en la lista de verde, para esto puedes o bien abrir de nuevo la ventana de tiempo del check out para que este se pueda chequear como hizo el resto y después, de nuevo, volver a cerrarla o también puedes hacerlo manualmente desde tu panel de control de la web.
Entrando en la web, logéate, accede al panel de control, entra en Proyectos, dale al botón de “Gestionar turnos” del proyecto que te interese, elige el turno y la funcionalidad de check out, busca a ese voluntario y chequéalo presionando sobre botón de chequeo de gris a rojo si es check out

Las valoraciones son una manera de premiar a los voluntarios más comprometidos, haciendo que suban de nivel, sumen puntos canjeables por beneficios y se sientan reconocidos. Hay dos tipos de valoraciones:

1. Las Valoraciones Normales, que haces a la lista de voluntarios que te han acompañado durante todo tu proyecto, los que han cumplido con su compromiso, estas valoraciones se hacen desde la app o desde la web y en ellas no solo se tienen en cuenta las horas que han dedicado al voluntariado sino la calidad de esas horas, premiando cosas como el trabajo en equipo, el liderazgo, el compromiso, la comunicación, la actitud o la iniciativa.
Las valoraciones normales de todos los voluntarios están en el puntaje medio, por tanto si ninguno ha resaltado para bien o para mal, puedes ir valorando rápidamente a todos sin tener que modificar el puntaje. Y desde la web existe la opción de valorarlos con este puntaje medio a todos a la vez en un solo click con la valoración automática.

2. Las Valoraciones Strike, se hacen a los voluntarios que no han cumplido con su compromiso, son los que aparecen en rojo en el Check in o en el Check out, a estos, si no han avisado con tiempo ni ha sido por una causa justificada, se les da un strike o valoración negativa que aparece en su perfil. Es la manera que tenemos de identificar a los menos comprometidos.
También puede ocurrir que hayan tenido un imprevistos, en este caso al valorarlos señalamos que o bien han avisado con tiempo o que han entregado un justificante y en ese caso no tendrán valoraciones ni positivas ni negativas, será como si nunca se hubiesen apuntado a ese proyecto, ni se les beneficia ni se les perjudica.
Por esto es importante hacer estas valoraciones unos días después para dar tiempo a los que no asistieron a justificar esa falta, aunque las valoraciones strike siempre se pueden editar si lo necesitas.

Si, las valoraciones se pueden hacer en cualquier momento pero siempre después del Check out, hasta que no se hacen todas las valoraciones no se puede eliminar un proyecto del panel de control.
Las valoraciones normales de todos los voluntarios están en el puntaje medio, por tanto si ninguno ha resaltado para bien o para mal, puedes ir valorando rápidamente a todos sin tener que modificar el puntaje. Y desde la web existe la opción de valorarlos con este puntaje medio a todos a la vez en un solo click con la valoración automática.

Lo primero es desactivarlo del buscador, desde el panel de control de la web, entrando en proyectos y pinchando en desactivar proyecto del buscador.
Si quieres eliminarlo del todo, debes primero comprobar que has realizado todas las valoraciones a los voluntarios, y después pinchar en el botón de eliminar que hay en las opciones de cada proyecto en la lista de proyectos.

Ten en cuenta que una vez eliminado no se puede recuperar, perderás los informes de valoraciones que te hagan los voluntarios, la base de datos si no la has descargado antes, etc. Si aún así quieres eliminarlo, siempre debes esperar al menos 7 días desde que terminó el evento para que los voluntarios puedan canjear sus códigos o hacer sus valoraciones.

Desactivándolo, desde el panel de control de la web, entrando en proyectos y pinchando en desactivar proyecto del buscador.
De esta manera desaparecerá del buscador pero no estará eliminado y podrás seguir entrando en él siempre que lo necesites.

Sí, es la manera de ver qué puedes mejorar en tu proyecto desde el punto de vista de los voluntarios. Esas valoraciones te las enviamos sólo a ti, son meramente informativas. La puedes ver en Informes en tu panel de control de la web. Aunque si detectamos una incidencia grave por tu parte nos pondremos en contacto contigo para aclararla.

Puedes exportar la lista de voluntarios con lo que has trabajado, los códigos que has entregado o las valoraciones que has recibido.